El nuevo reglamento de PPDD en el ámbito laboral

Desde que el pasado 25 de mayo de 2018 entrara en vigor la nueva normativa sobre Protección de Datos, mucho se ha tratado de diversos aspectos de la norma en la empresa, pero ha pasado un poco desapercibido una gran aspecto a tener en cuenta, y es su afectación en el ámbito de los recursos humanos y las relaciones laborales.

Las novedades más significativas en esta materia son:

1. El trabajador deberá prestar consentimiento expreso para el tratamiento de sus datos personales, y previa información de las finalidades por las que se tratan sus datos. Este aspecto deberá quedar reflejado en los contratos de trabajo.

Así se presumirán lícitos el tratamiento de datos necesario para la localización profesional del trabajador y la finalidad de su tratamiento debe ser únicamente para mantener relaciones de cualquier índole con la empresa.

2. Sucesión de empresa: dado que tato el Estatuto de los Trabajadores, como muchos convenios colectivos e incluso pliegos administrativos, prevé la obligación del traspaso de datos de empleados que se vayan a subrogar en un servicio, éstos se presumirán lícitos siempre y cuando sean necesarios y garanticen la subrogación. Si la operación no resultara, esos datos deberán eliminarse.

3. Videovigilancia: este es uno de los aspectos principales de la norma en materia de relaciones laborales. Para ello se debe tener presente:

• Colocación de cartel informativo de forma visible identificando la existencia del tratamiento, la identidad del responsable y la posibilidad de ejercitar los derechos correspondientes
• Finalidad de preservar la seguridad de las personas, bienes e instalaciones.
• Mantener los datos como máximo un mes, excepto cuando puedan ser prueba de incumplimientos.
• De acuerdo a lo regulado en el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, se podrán usar las imágenes para el control del cumplimiento de sus obligaciones por parte de los trabajadores, previa información a los trabajadores.

4. En relación con la implantación de Compliance Penal en las empresas, éste prevé un sistema de sistemas de denuncias internas. Este canal deberá garantizar la confidencialidad de trabajadores y terceros y los datos podrán almacenarse con un máximo de tres meses. Si estos datos pueden dar lugar a emprender acciones de algún tipo, el compliance oficcer podrá trasladar estos datos a RRHH si fuera materia de sanción laboral o a otra autoridad si los hechos revistieran indicio de ilícito penal.

5. Acceso por parte de herederos o albaceas a los datos de empleados fallecidos (ya sea fallecimiento con la relación laboral viva o bien durante el periodo de conservación de datos).

Lo cierto es que la aplicación de la nueva normativa no tiene un gran impacto en la relaciones laborales o de RRHH, pero sí será fundamental, que la empresa en su conjunto cumpla con la adaptación, ya que las implicaciones económicas de su incumplimiento son de enorme impacto y gravedad ya que se incrementa el importe de las sanciones en los supuestos más graves hasta los 20 millones de euros o, tratándose de una empresa, hasta un 4% de su facturación, escogiéndose el importe que resulte mayor.