Las empresas e instituciones dicen adiós al papel y se pasan a la digitalización de documentos
La digitalización de documentos, como parte de la inclusión de las nuevas tecnologías en la Administración, sigue siendo uno de los caballos de batalla de la misma. Pero si bien todas las administraciones adolecen de esa interiorización, es en la de Justicia donde esta necesidad es más acuciante. Los siempre extensísimos sumarios suponen un volumen de pasivo documental cuya gestión en papel ralentiza y anquilosa el funcionamiento de la justicia, con el consiguiente perjuicio para la ciudadanía. En la última iniciativa para paliarlo el Ministerio de Justicia presentó el Plan de Acción de la Secretaría General de la Administración de Justicia (2012-2014), compuesto a su vez por cuatro programas, el segundo de los cuales está dedicado a “mejorar y actualizar las infraestructuras tecnológicas de la Administración…”, con resultados por debajo de las expectativas.
Pero en el ámbito de la Administración de Justicia, no es el aparato judicial el único afectado. Como confirma la empresa granadina Copysegra, distribuidor autorizado en Granada de Kyocera, los abogados saben bien cuán tediosa puede resultar la gestión documental y la acumulación de tomos y tomos de AZ. Es por ello que la digitalización también ha calado en la práctica de la abogacía y cada despacho comienza a contar de una máquina de reprografía que imprime, fotocopia y escanea y almacena documentos: los digitaliza.
Según Copysegra, las máquinas disponen de un software que de forma predeterminada crea el archivo y lo guarda en una carpeta ya elegida. Igualmente existe un servicio más completo de gestión documental. Esta opción permite acceso personalizado a distintos usuarios, con distintos niveles de confidencialidad y posee el llamado flujo de trabajo, consistente en que un archivo de un tipo concreto es archivado y remitido automáticamente a los destinatarios autorizados.
Copysegra ofrece reposición de las máquinas no preparadas para la digitalización por otras de última generación, con un plazo de amortización medio de 5 años. El contrato de renting comprende mano de obra en mantenimiento, desgaste y rotura por funcionamiento normal. El ahorro medio de un 30% en costes por la adquisición de una de estas máquinas multifunción es doble. Por un lado en papel, espacio y tiempo por la digitalización, y por el otro, en la impresión de documentos en negro y en color, en ésta última gracias al triple contador, que discrimina el número de copias por cada cobertura de color.
