Las prácticas que perjudican la seguridad de los datos de carácter personal por parte de los empleados

Para el cumplimiento de la normativa de protección de datos es muy importante que los trabajadores actúen de forma diligente en el desarrollo de sus funciones, siguiendo una serie de hábitos que ayudan a evitar la pérdida de los datos y a garantizar su seguridad. Su desconocimiento e incumplimiento pueden acarrear importantes sanciones.

• Proteger los documentos y soportes que contengan datos de carácter personal o considerados confidenciales con contraseña. Éstas deben estar guardadas de forma confidencial, por lo que no se puede poner la clave en adhesivos o notas y dejarlos en lugares visibles, como en la pantalla, teclado, mesa, etc. Hay que evitar que terceros no autorizados accedan (aunque sea de forma accidental) a las mismas.

Idéntico cuidado hay que tener respecto a cualquier papel o anotación que se deje en el escritorio al final del día.

• El envío masivo de correos electrónicos se debe hacer de alguna de las formas siguientes:

• Enviando el correo electrónico uno a uno a los clientes.

• Enviando el correo electrónico poniendo a los clientes en copia oculta.

El permitir que un usuario vea el correo electrónico del resto, supone una violación que afecta a la seguridad de los datos y puede acarrear una infracción por incumplimiento de la normativa.

• Bloquear los ordenadores cuando se ausenten del puesto de trabajo para evitar que terceros accedan a los archivos digitales, de forma que para desbloquearlo haya que volver a introducir la clave.

• Gastar especial cuidado con los dispositivos móviles cuando se trabaja con ellos fuera del centro de trabajo. Hay dotarlos de una contraseña segura, siendo conveniente instalar programas de encriptación de datos.

Además, se debe evitar que familiares o amigos accedan a dichos dispositivos para impedir posibles violaciones de seguridad.

Tampoco se puede olvidar, el riesgo que conlleva trabajar a través de redes de Wi-Fi público, pues puede haber ataques, puntos de acceso falsos, toma de red y robo de información.

• Destrucción confidencial de la información impidiendo su ulterior lectura por cualquier otra persona. Se recomienda especialmente, el uso de las máquinas destructoras de papel.

La documentación que se esté usando o con la que se esté trabajando, se debe custodiar hasta el momento de su archivo o destrucción, para evitar posibles fugas de datos.

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