Más reuniones malditas

Las reuniones son un elemento fundamental en la vida de cualquier equipo. Y al mismo tiempo, la participación en tantas reuniones, muchas de ellas largas e improductivas, ha convertido ese espacio de comunicación en un entorno de frustración. Está claro que no podemos eliminar las reuniones.

Las 3 claves básicas para garantizar que las reuniones sean efectivas como efectivos pueden ser sus resultados y deben cumplir lo siguiente:

Solo asisten las personas necesarias.
No deben ser más de 3 puntos en la agenda.
Debe limitarse a 30 minutos como máximo.

Ante ello, la conducción y moderación de las reuniones se convierte en un elemento fundamental para que sean más eficaces.

¿Cuantas reuniones de muchas horas cuya salida es un acta de reunión que no refleja ningún nivel de compromiso o actividad concreta se realizan a diario? Además un exceso de reuniones las hacen improductivas. Las reuniones largas matan las ideas.

He leído que un experimento señala que suprimiendo las reuniones diarias, tres días a la semana aumenta un 73% la productividad y se reduce el estrés un 57%. Es evidente que tantas reuniones no llevan a nada muchas de ellas y una gran parte de ellas son innecesarias. Y además para que sean efectivas es imprescindible que sean rápidas y muy enfocadas.

Las reuniones nos suelen exigir un nivel alto de concentración, el cual es imposible mantener al máximo durante mucho tiempo. Los resultados apuntan en el estudio a que el mayor beneficio lo obtuvieron aquellas compañías que suprimieron estas reuniones tres días a la semana: un 73% más de productividad, un 65% más de satisfacción de los empleados y un 57% menos de estrés.

Tener demasiadas reuniones resta valor a la colaboración efectiva y desconcentra a los trabajadores en sus horas más productivas.

Las reuniones pueden ser efectivas

Es importante planificar el antes, el durante y el después de una reunión.

Antes de empezar una reunión, hay que tener en cuenta:

1. ¿La reunión realmente es necesaria?

Antes de enviar una convocatoria para una reunión, es importante preguntarnos si la reunión realmente es necesaria. Muchas reuniones simplemente no deberían tener lugar, sea porque los temas se pueden tratar con menos personas de manera ad-hoc o con una conversación cara a cara.

2. Sin propósito claro no hay reunión

Si no podemos formular el propósito de la reunión de manera concisa, probablemente no deberíamos convocarla. Tener claro el resultado deseado es crucial para conseguir reuniones eficaces.

3.Sin agenda, no hay reunión

Cuando tenemos claro el objetivo de la reunión, los resultados deseados y quien debe participar, es necesario preparar una agenda clara. Esto permitirá que todos los asistentes puedan prepararse. Incluir material o instrucciones pertinentes para los participantes en la convocatoria de la reunión.

4.Las reuniones tienen la duración justa

Planificar una duración adecuada para lograr el objetivo de la reunión, teniendo en cuenta la regla siguiente: hacer la reunión lo más corta posible. El tiempo ajustado ayuda a las personas a enfocarse en el resultado. 15 minutos pueden ser totalmente suficientes.

5. Sin preparación no hay reunión

Tanto si somos asistentes como si somos organizadores, asegurarnos siempre de estar preparados. Si asistimos a una reunión sin habernos preparado para ella, es probable que perdamos el tiempo y hagamos perder el tiempo a los demás asistentes.

Es importante tener en cuenta que el durante las reuniones, hay que cuidarlo.

6. Llegar a tiempo: comienza en hora, acaba antes

Es necesario echar un vistazo a la agenda. Es necesario asegurarse de comenzar la reunión en hora. Y de terminarla a la hora prevista, o incluso antes. Incluir esta regla en la alianza suele tener dos efectos positivos a largo plazo: los asistentes se acostumbran a ser puntuales y mantienen el foco en la agenda y el resultado esperado.

7. Dispositivos NO

Los dispositivos móviles y tablets deben desconectarse para que no nos desconectemos de las personas y de lo que ocurre en la reunión. Y muy posiblemente alguna notificación o correo electrónico urgente nos distraerá de la reunión.

8. Ego NO

A menudo el ego es la raíz de muchas ineficiencias. El ego de cualquier participante puede echar a perder reuniones, incluso las mejor organizadas. Para asegurarse de que los egos no saboteen reuniones eficaces, recomendamos incluir el No ego en la alianza y responsabilizar a todos los participantes de revelar egos cuando aparecen. Esto añade mucha eficacia porque elimina el hablar de forma innecesaria por el simple afán de aprovechar la reunión como escenario dónde ser visto.

9. Escuchar activamente, no interrumpir

El más poderoso antídoto contra el sabotaje por egos es la escucha activa. Escuchar de manera activa se puede entrenar y antes de estar pensando en cómo uno va a responder o replicar, vuelve a poner la atención en la persona que está hablando.

10. Respetar la agenda

Los asistentes se preparan para el tema de la reunión, no para otros temas. Para evitar que la reunión se desvíe hacia otros temas -aunque estos sean importantes-, se puede hacer una lista simple donde apuntar temas importantes que surgen durante la reunión, pero que se tratarán en un momento posterior. De esta manera no nos olvidamos de los temas y progresamos de manera eficaz en la reunión actual según lo acordado.

Establecer un tiempo para las preguntas y respuestas. Hay muchos puntos que se tocan en una reunión que necesitarán algunas aclaraciones. Deberíamos fijar un espacio de tiempo para preguntas y respuestas después de cada punto que se toque, no al final de la reunión, para que los participantes resuelvan las dudas que hayan podido surgirles.

11. Resume decisiones y acciones

Apuntar las decisiones y acciones acordadas a lo largo de la reunión y revisarlas al final de la reunión. Para hacerlo, cada asistente puede compartir sus acciones que ha apuntado. Así no sólo nos aseguramos de no dejar ningún cable importante suelto, sino además garantizamos compromiso y claridad sobre lo acordado. En equipos de trabajo eficaces, es buena práctica de especificar una fecha de entrega y un responsable para cada acción.

2 acciones DESPUÉS de las reuniones:

Para cerrar reuniones eficaces, el organizador tiene que hacer dos cosas después de haber terminado:

Enviar el acta con las decisiones, las acciones y materiales relevantes a todos los asistentes y hacer un seguimiento de las acciones en las fechas indicadas.

Las preguntas que podríamos hacernos al final son las siguientes:

¿La gente se distrajo?
¿Se mantuvieron conversaciones paralelas?
¿Hubo alguien que conversó prácticamente todo el tiempo?
¿La discusión se desvió hacia temas irrelevantes?

Las reuniones son importantes para establecer los objetivos y evaluar los logros de las organizaciones, y en este sentido hay que tener en cuenta que los trabajadores necesitan sentirse escuchados, tomados en cuenta y percibir que su tiempo es valioso. No obstante, realizar reuniones constantemente genera desinterés, en especial cuando están organizadas sin antelación, sin preparación y con temas poco relevantes, y sensación de pérdida de tiempo. Y esto hace que el rendimiento laboral decaiga.

Para que las reuniones sean eficaces y sirvan, es importante que sean rápidas y que estén enfocadas en la productividad. Es fundamental que las reuniones sean lo más eficaces posibles. No convirtamos las reuniones en reuniones malditas.